Was kostet ein Reservierungssystem 2026? Der ehrliche Kostenvergleich für Restaurants

Die Preisseiten der meisten Reservierungssysteme verraten selten, was am Monatsende wirklich auf der Rechnung steht. Es gibt drei grundsätzlich unterschiedliche Preismodelle, und welches günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Gäste du online buchst und woher sie kommen. Dieser Beitrag rechnet die Modelle mit aktuellen Zahlen vom Oktober 2026 durch, damit du nicht erst nach der Vertragsunterschrift merkst, was du wirklich zahlst.

Zuletzt aktualisiert am 14.10.2026 · Lesezeit: ca. 12 Minuten · heyGastro richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B). Transparenzhinweis: heyGastro ist selbst Anbieter eines Reservierungssystems, der Vergleich ist deshalb nicht neutral. Wir nennen zu jeder Anbieterzahl die Quelle, damit du sie selbst prüfen kannst.

Welche Preismodelle gibt es bei Reservierungssystemen?

So gut wie jeder Anbieter lässt sich einem dieser Modelle zuordnen. Auch Branchenübersichten wie die von ResDiary unterscheiden Pauschale, Provision pro Gedeck und nutzungsabhängige Abos.

Gedeck ist nicht gleich Reservierung. Die Access Group weist darauf hin, dass eine Reservierung für fünf Gäste als eine Reservierung, aber als fünf Gedecke zählt. Prüfe deshalb bei jedem Anbieter, welche Einheit abgerechnet wird. Bei heyGastro zählt das Limit im Basis-Tarif die Online-Buchungen, nicht die Gäste.

Was kostet das Provisionsmodell in der Praxis?

Beim Provisionsmodell hängt die Rechnung direkt an der Gästezahl. Die folgende Tabelle zeigt, was bei verschiedenen Gästezahlen im Monat zusammenkommt. Die 1,50 € entsprechen dem Satz von OpenTable, die 3 € und 5 € sind reine Rechenbeispiele und keine Anbieterpreise.

Zwei Punkte gehören zur ehrlichen Rechnung dazu. Erstens fällt die Gebühr meist nur für Gäste an, die über den Marktplatz kommen. Laut OpenTable-Preisseite kosten Reservierungen über die eigene Website, Telefonbuchungen und Laufkundschaft nichts extra, und für No-Shows und Stornierungen wird keine Gebühr berechnet. Zweitens bringt ein Marktplatz Reichweite. Ob sich die Gebühr lohnt, hängt davon ab, wie viele dieser Gäste ohne den Marktplatz nicht gekommen wären.

Der Denkfehler, den viele machen: Provision fühlt sich günstig an, solange wenig über den Marktplatz gebucht wird, und wird automatisch teurer, wenn er gut funktioniert. Wer die Gäste ohnehin über die eigene Website, Google oder Social Media gewinnt, zahlt für Reichweite, die er nicht braucht.

Was kosten Pauschalen und Abos wirklich?

Bei einer festen Monatsgebühr zahlst du unabhängig von der Gästezahl denselben Betrag. Eine britische Übersicht von ResDiary nennt für bezahlte Pläne eine Spanne von rund £30 bis über £400 pro Monat, abhängig von Größe, Buchungsvolumen und Funktionen. Konkrete Beispiele aus den Preisseiten der Anbieter:

• resmio: Premium kostet 69,90 € pro Monat (62,91 € bei jährlicher Zahlung), Ultimate 129,90 € (116,91 €), jeweils netto. Die Mindestlaufzeit beträgt 12 Monate, eine monatliche Kündigung kostet 10 € Aufpreis pro Monat (Quelle: resmio-Preisseite).
• OpenTable: Core kostet 149 € und Pro 299 € pro Monat, dazu kommen 1,50 € pro Gast aus dem Netzwerk. Der Standardvertrag läuft 12 Monate und verlängert sich automatisch, gekündigt wird 30 Tage vor Ablauf (Quelle: OpenTable-Preisseite, Euro-Angaben der niederländischen Seite, Seitenstand 2025).
• TheFork: Im Capterra-Eintrag steht ein Plan „Visibility“ ab 39 € pro Monat, ohne kostenlose Version und ohne Testphase. Angaben zu Provisionen für Marktplatz-Buchungen fehlen dort, frag sie direkt beim Anbieter ab.

Was kostet heyGastro?

Bei heyGastro gibt es zwei Stufen, beide ohne Provision pro Gast. Die Tarifangaben stammen von der aktuellen Preisseite:

• Basis-Tarif, 0 € dauerhaft: bis zu 50 Online-Buchungen pro Monat über das Widget, alle Kernfunktionen, kostenlose QR-Speisekarte und persönlicher Support. Reservierungen, die du selbst im Dashboard einträgst, zählen nicht mit. Eine Kreditkarte brauchst du nicht.
• Unbegrenzt-Paket: 29 € pro Monat bei 12 Monaten, 34 € bei 6 Monaten und 39 € bei 1 Monat, mit unbegrenzten Online-Buchungen sowie eigenen Farben und Branding für Speisekarte und Buchungsseite.
• Zeitpakete ohne Abo: Das Paket läuft nach der gewählten Dauer automatisch aus. Eine Kündigung ist nicht nötig, danach nutzt du den kostenlosen Tarif weiter.
• Endpreise: heyGastro berechnet als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer, der genannte Preis ist der Endpreis.
• Anzahlungen: Für Anzahlungen nutzt du ein eigenes Stripe-Konto. Die Gebühren zahlst du an Stripe, nicht an heyGastro. Laut Stripe-Preisseite liegen sie zum Beispiel bei 1,5 % + 0,25 € für Standardkarten aus dem EWR.

Statt einer befristeten Testphase gibt es also den dauerhaft kostenlosen Einstieg. Wie du in wenigen Minuten startest, zeigt die Anleitung Tischreservierung online kostenlos einrichten.

Ab wann lohnt sich welches Modell?

Eine einfache Faustregel: Teile die monatliche Pauschale durch die Provision pro Gast. Das Ergebnis zeigt, ab wie vielen vermittelten Gästen pro Monat die Pauschale günstiger ist als die Provision.

Das sind Beispielrechnungen: 29 € steht für das heyGastro-Paket mit 12 Monaten Laufzeit, 69,90 € für resmio Premium, 1,50 € für den OpenTable-Satz, 3 € und 49 € sind frei gewählte Vergleichswerte. Bei 1,50 € pro Gast ist die Pauschale von 29 € also ab dem 20. Gast günstiger, bei 3 € schon ab dem 10.

Zwei Einschränkungen: Die Rechnung gilt nur für Gäste, die tatsächlich über das Provisionsmodell kommen. Und bei heyGastro zahlst du bis 50 Online-Buchungen im Monat ohnehin nichts, die Pauschale wird erst darüber relevant. Nimm deshalb deine eigenen Zahlen vom letzten Monat und rechne nach.

Wer verlangt was im Oktober 2026?

Die Preise stammen von den genannten Anbieterseiten und Vergleichsportalen und können sich ändern. Prüfe aktuelle Konditionen immer direkt beim Anbieter.

Quandoo ist vom Markt verschwunden. Laut Tageskarte und Verdict Food Service war der 30.09.2026 der letzte Tag für Buchungen über Quandoo, die Verbraucherdienste endeten am 01.10.2026, und Website, App und Infrastruktur werden bis 31.12.2026 vollständig abgeschaltet. Restaurants müssen ihre Daten exportieren und auf ein anderes System wechseln. Mehr dazu im Beitrag Quandoo Alternative 2026. Wer einzelne Anbieter genauer vergleichen will, findet die Details in den Beiträgen zu OpenTable, TheFork und resmio.

Welche Zusatzkosten werden oft übersehen?

Der Monatspreis ist nur ein Teil der Rechnung. Diese Posten werden im Preisvergleich am häufigsten übersehen:

• Mindestvertragslaufzeiten: Ein günstiger Monatspreis nützt wenig, wenn du 12 Monate gebunden bist. Bei resmio und OpenTable beträgt die Laufzeit 12 Monate, bei OpenTable mit automatischer Verlängerung.
• Add-ons: Bei resmio Premium kosten Anzahlung, iPad-App, grafischer Tischplan, Manager-App, Marketing und Personalplan jeweils 19,90 € pro Monat. Mit drei Add-ons zahlst du 129,60 € pro Monat, mit vier schon 149,50 € und damit mehr als für Ultimate (129,90 €), in dem alle Add-ons enthalten sind.
• Nutzungsgebühren: resmio berechnet 0,09 € pro SMS, OpenTable 19 € pro Monat für Premium-SMS im Core-Tarif. Bei 200 SMS im Monat sind das bei resmio 18 €.
• Provisionen auf andere Umsätze: resmio nimmt laut Preisseite 4 % auf Bestellungen zur Abholung oder Lieferung, 2 % auf QR-Bestellungen am Tisch und 6 % auf Tickets und Gutscheine. OpenTable berechnet 2,5 % Servicegebühr auf Prepaid-Erlebnisse und -Tickets.
• Einmalkosten: Eine optionale Profi-Webseite kostet bei resmio 299 € oder 499 € einmalig plus 19,90 € pro Monat.
• Zahlungsgebühren bei Anzahlungen: Der Zahlungsdienstleister berechnet eigene Gebühren, bei Stripe zum Beispiel 1,5 % + 0,25 € für Standardkarten aus dem EWR.
• No-Shows: Auch ausgefallene Tische kosten Geld. Laut Resos No-Show Index 2026 hatten Reservierungen mit Anzahlung eine Quote von 0,80 % gegenüber 2,47 % ohne. Das sind unbereinigte Rohwerte, die keinen Ursache-Wirkungs-Zusammenhang belegen. Tipps findest du im Ratgeber No-Shows im Restaurant reduzieren, die rechtliche Seite im Beitrag Anzahlung bei Restaurant-Reservierungen.
• Zeit am Telefon: Ein zweiter, digitaler Buchungskanal spart Arbeitszeit im Service. Wie das gelingt, steht im Beitrag Telefonische Reservierungen reduzieren.

Worauf solltest du vor dem Vertragsabschluss achten?

Mit diesen fünf Schritten vergleichst du Angebote, ohne dich von der Preisliste blenden zu lassen:

Häufige Fragen zu den Kosten eines Reservierungssystems

Ist ein kostenloser Tarif wirklich kostenlos?

Meist nur bis zu einer bestimmten Buchungsanzahl oder mit eingeschränktem Funktionsumfang. Bei heyGastro ist der Basis-Tarif dauerhaft kostenlos und enthält bis zu 50 Online-Buchungen pro Monat über das Buchungs-Widget. Einträge, die du selbst im Dashboard machst, etwa telefonische Reservierungen, zählen nicht mit. Erreichst du das Limit, pausiert die Online-Reservierung bis zum nächsten Monat oder bis du ein Zeitpaket wählst.

Was ist langfristig günstiger: Provision oder Pauschale?

Das hängt von deinen Zahlen ab. Kommen viele Gäste über einen Marktplatz, ist eine Pauschale ab einer gewissen Gästezahl günstiger, wie die Break-even-Tabelle oben zeigt. Bei sehr wenigen vermittelten Gästen kann ein Provisionsmodell günstiger sein. Zähle deshalb zuerst, wie viele Gäste du pro Monat über welchen Kanal bekommst.

Zahle ich bei heyGastro eine Provision, wenn ein Gast über Google Maps bucht?

Nein. heyGastro berechnet 0 % Provision pro Gast, egal ob die Buchung über deine Website, Social Media oder Google Maps kommt. Im Basis-Tarif sind bis zu 50 Online-Buchungen pro Monat enthalten, danach wählst du ein Zeitpaket ab 29 € pro Monat.

Kann ich heyGastro testen, bevor ich zahle?

Ja. Statt einer zeitlich begrenzten Testphase gibt es den dauerhaft kostenlosen Basis-Tarif ohne Kreditkarte. Du kannst heyGastro also so lange im Alltag ausprobieren, wie du möchtest, und erst bei mehr als 50 Online-Buchungen im Monat ein Zeitpaket wählen. Vorab siehst du in der Live-Demo, wie das Dashboard aussieht.

Muss ich mich bei heyGastro langfristig binden?

Nein. Das Unbegrenzt-Paket gibt es für 1, 6 oder 12 Monate als festes Zeitpaket ohne Abo. Es läuft automatisch aus, eine Kündigung ist nicht nötig, und danach nutzt du heyGastro wieder im kostenlosen Tarif.

Sind die genannten Preise netto oder brutto?

Das unterscheidet sich je nach Anbieter. resmio nennt seine Preise netto zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer. heyGastro berechnet als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer, der genannte Preis ist der Endpreis. Bei TheFork und OpenTable gehen die von uns genutzten Quellen nicht darauf ein. Vergleiche deshalb immer netto mit netto oder brutto mit brutto.

Quellen und weiterführende Links

• resmio: Preise und Tarife (Stand der Abfrage: Oktober 2026)
• OpenTable: Pläne und Preise für Restaurants (Euro-Angaben, niederländische Seite, Seitenstand 2025)
• Capterra: TheFork Manager, Preise
• Tageskarte: Restaurant-Reservierungsplattform Quandoo stellt Betrieb bis Ende 2026 ein
• Verdict Food Service: Quandoo to shut restaurant booking platform by end of 2026
• Stripe: Preise für Zahlungen in Deutschland
• ResDiary: How much does a restaurant reservation system cost? (März 2026, Anbieterbeitrag, GBP)
• Access Group: Cost of a restaurant reservation system (Anbieterbeitrag, GBP, Preisstand teils älter)
• Resos: No-Show Index 2026
• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer