Tischreservierung online kostenlos einrichten: In 5 Schritten

Du willst Tischreservierung online kostenlos anbieten, ohne Provision pro Gast und ohne lange Einrichtung? Mit heyGastro legst du dir ein Konto an, trägst deine Tische und Öffnungszeiten ein, unterschreibst den Auftragsverarbeitungsvertrag digital und bekommst deinen eigenen Reservierungslink. Der Basis-Tarif ist dauerhaft kostenlos und enthält bis zu 50 Online-Buchungen pro Monat. Diese Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du dein Restaurant, Café oder deine Bar online buchbar machst.

heyGastro richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden (B2B).

Das solltest du vorab bereithalten

Tischplan: Anzahl der Tische und ihre Plätze
Öffnungszeiten: Regelzeiten, Ruhetage und bekannte Ausnahmen (Urlaub, Feiertage)
Stammdaten deines Betriebs: Firmenname, Rechtsform, Vertretungsberechtigte, Rechnungsadresse und Steuernummer bzw. USt-IdNr.
E-Mail-Adresse für das Konto und die Bestätigung
Optional: deine Website und ein Stripe-Konto, falls du später Anzahlungen nutzen willst

In 5 Schritten zur eigenen Reservierungsseite

Konto erstellen. Gib den Namen deines Restaurants, deine E-Mail-Adresse und ein Passwort an, akzeptiere AGB und Datenschutzerklärung und erstelle dein kostenloses Konto. Das geht in unter 2 Minuten, eine Kreditkarte brauchst du nicht. Bestätige danach deine E-Mail-Adresse.

Schritt 1 im Detail

Mit dem Konto bekommst du Zugang zum Dashboard, in dem du später alle Reservierungen siehst. Wer lieber zuerst schauen will, wie das aussieht, kann sich vorab die Live-Demo mit Beispieldaten ansehen, ganz ohne Registrierung.

Tische eintragen. Lege deine Tische mit Nummer und Platzzahl an. Du kannst Tische kombinieren, damit größere Gruppen automatisch einen passenden Platz bekommen, und für Sommer und Winter unterschiedliche Layouts hinterlegen, zum Beispiel mit oder ohne Terrasse.

Öffnungszeiten und Regeln festlegen. Trag für jeden Wochentag Beginn und Ende ein und markiere Ruhetage. Danach legst du fest, wie lange eine Reservierung standardmäßig dauert, wie weit im Voraus Gäste buchen dürfen und wie kurzfristig noch gebucht werden kann. Ausnahmen wie Urlaub oder Ruhetage trägst du im Kalender ein.

Ab jetzt prüft das System bei jeder Anfrage automatisch, ob für die gewünschte Zeit und Personenzahl ein Tisch frei ist.

Restaurantdaten eintragen und AVV digital unterschreiben. Trag die Stammdaten deines Betriebs im Kundenprofil ein. Daraus erstellt heyGastro den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den du direkt im Dashboard digital unterzeichnest.

Warum der AVV wichtig ist

Bei einer Reservierung verarbeitet heyGastro Gästedaten wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen in deinem Auftrag. Nach Art. 28 DSGVO ist dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig. Laut AGB trägst du als Gastronom die Verantwortung für vollständige Stammdaten und die Unterzeichnung. Erledige diesen Schritt deshalb, bevor du echte Gästedaten über das System laufen lässt. Zur Datensparsamkeit werden personenbezogene Gästedaten nach 6 Monaten automatisch anonymisiert.

Reservierungslink kopieren und einbinden. Im Dashboard findest du den Link zu deiner öffentlichen Buchungsseite. Kopiere ihn und platziere ihn dort, wo deine Gäste ihn sehen: auf deiner Website, in der Instagram-Bio oder auf der QR-Speisekarte.

So bindest du den Link ein

Eigene Website: Nutze den Banner-Button, das JavaScript-Widget oder einen iFrame. Der Code lässt sich mit einem Klick kopieren und passt in die meisten Website-Baukästen.
Social Media und Aushänge: Setze den Link in deine Instagram-Bio oder erstelle einen QR-Code für Tischaufsteller und Flyer.

Mach danach eine Testbuchung mit deiner eigenen E-Mail-Adresse. So siehst du, wie die Reservierungsseite für Gäste aussieht und wie die Bestätigungsmail ankommt.

Das kannst du nach der Einrichtung zusätzlich nutzen

E-Mail-Vorlagen: Passe Bestätigung, Erinnerung und Absage an dein Haus an. Gäste können mit einem Klick selbst stornieren, der Tisch wird sofort wieder frei.
Anzahlungen für Großgruppen: Mit einem Stripe-Konto kannst du Anzahlungen verlangen und damit No-Shows vorbeugen. Belege erstellt das System automatisch.
Digitale Speisekarte: Jeder Account bekommt eine kostenlose QR-Speisekarte mit druckfertigem Tischaufsteller.
Auslastungsregler: Drossle bei Personal- oder Küchenengpässen die Online-Buchbarkeit stufenweise. Mehr dazu auf der Features-Seite.

Was ist kostenlos, und was passiert bei mehr als 50 Buchungen?

Im kostenlosen Basis-Tarif stehen dir alle Funktionen zur Verfügung. Das Limit betrifft nur die Online-Buchungen über dein Widget: Bis zu 50 pro Monat sind dauerhaft kostenlos. Reservierungen, die du selbst im Dashboard einträgst, zum Beispiel telefonische Buchungen, zählen nicht mit.

Erreichst du das Limit, pausiert die Online-Reservierung bis zum nächsten Monat oder bis du ein Zeitpaket wählst. Das Unbegrenzt-Paket kostet ab 29 € pro Monat (bei 12 Monaten Laufzeit; 34 € bei 6 Monaten, 39 € bei 1 Monat). Es sind feste Zeitpakete ohne Abo, die automatisch auslaufen. Danach nutzt du heyGastro einfach wieder im kostenlosen Tarif. Eine Provision pro Gast fällt nie an.

Jetzt Tischreservierung online einrichten

Dauerhaft kostenlos starten: ohne Kreditkarte, ohne Provision pro Gast, mit bis zu 50 Online-Buchungen im Monat.

Kostenlos registrieren

Häufige Fragen zur kostenlosen Online-Tischreservierung

Ist die Tischreservierung online wirklich kostenlos?

Ja, im Basis-Tarif mit bis zu 50 Online-Buchungen pro Monat. Er ist dauerhaft kostenlos, ohne Kreditkarte und ohne Provision pro Gast. Wer mehr Online-Buchungen braucht, wählt das Unbegrenzt-Paket ab 29 € im Monat.

Brauche ich eine eigene Website?

Nein. Du bekommst einen eigenen Link zu deiner Reservierungsseite, den du in Social-Media-Profile oder auf Flyer setzen kannst. Hast du eine Website, bindest du das Widget zusätzlich dort ein.

Muss ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterschreiben?

Ja. Da heyGastro Gästedaten in deinem Auftrag verarbeitet, schreibt Art. 28 DSGVO einen solchen Vertrag vor. Du unterzeichnest ihn digital im Dashboard, auf Basis deiner Stammdaten.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Das Konto legst du in unter 2 Minuten an. Wie schnell du komplett online bist, hängt davon ab, wie groß dein Tischplan ist und ob Tische, Öffnungszeiten und Stammdaten griffbereit sind.

Wie geht heyGastro mit Gästedaten um?

Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, die Verarbeitung erfolgt nach DSGVO. Personenbezogene Gästedaten werden nach 6 Monaten automatisch anonymisiert.

Kann ich auch telefonische Reservierungen eintragen?

Ja. Reservierungen und Walk-ins trägst du direkt im Dashboard ein. Diese Einträge zählen nicht zu den 50 Online-Buchungen.

Wo bekomme ich Hilfe bei der Einrichtung?

Bei Fragen zur Einrichtung erreichst du das Team per E-Mail an info@heygastro.de.

Erst mal reinschauen?

Probiere die Live-Demo mit Beispieldaten aus, ganz ohne Registrierung.

Live-Demo ansehen